Verpflichtung zur elektronischen Rechnung

Einleitung

Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung steht vor der Tür und betrifft viele Unternehmen in Deutschland. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Rechnungen im B2B-Bereich elektronisch ausgestellt werden. Diese Änderung bringt zahlreiche Vorteile, aber auch einige Herausforderungen mit sich. In diesem Artikel erfahren Sie, welche rechtlichen Grundlagen gelten, welche Formate zulässig sind und welche Übergangsregelungen es gibt. Zudem erhalten Sie praktische Tipps zur Umsetzung und erfahren, welche technischen Anforderungen erfüllt werden müssen. So sind Sie bestens vorbereitet auf die Einführung der elektronischen Rechnung.

Rechtliche Grundlage der elektronischen Rechnung

Die rechtliche Grundlage für die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung bildet das Wachstumschancengesetz. Der Bundesrat hat diesem Gesetz am 22. März 2024 zugestimmt. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich ihre Rechnungen elektronisch ausstellen. Diese Regelung soll die Digitalisierung vorantreiben und den Verwaltungsaufwand reduzieren.

Das Gesetz schreibt vor, dass elektronische Rechnungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen müssen. Diese Norm stellt sicher, dass die Rechnungen einheitlich und maschinenlesbar sind. Dadurch wird die Verarbeitung und Archivierung der Rechnungen erleichtert.

Unternehmen müssen sich darauf einstellen, dass ab 2025 nur noch elektronische Rechnungen akzeptiert werden. Papier- und nicht standardkonforme E-Rechnungen sind nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig. Ab 2028 müssen alle Rechnungen den neuen Anforderungen entsprechen, ohne Ausnahmen.

Die Einführung der elektronischen Rechnung betrifft alle Unternehmer im B2B-Bereich mit Sitz oder Geschäftsleitung im Inland. Auch Mietverträge bei steuerpflichtiger Vermietung fallen unter diese Regelung. Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR und Fahrausweise sind jedoch von der Pflicht ausgenommen.

Zulässige Formate für elektronische Rechnungen

Für die Ausstellung einer elektronischen Rechnung gibt es bestimmte Formate, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen müssen. Diese Formate gewährleisten, dass die Rechnungen einheitlich und maschinenlesbar sind. Die wichtigsten zulässigen Formate sind:

• XRechnung: Dieses Format entspricht der europäischen Norm EN 16931 und ist speziell für den Austausch von Rechnungen im öffentlichen Sektor entwickelt worden. Es ist ein strukturiertes XML-Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Dieses Format kombiniert eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten, sodass sowohl Menschen als auch Maschinen die Rechnung lesen können.

Zusätzlich zu diesen Formaten bleibt auch das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) zulässig. Dabei ist jedoch sicherzustellen, dass die Formatangaben korrekt extrahiert werden können. EDI ermöglicht den automatisierten Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen und ist besonders in großen Unternehmen weit verbreitet.

Es ist wichtig, dass Unternehmen die richtigen Formate verwenden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und die Vorteile der elektronischen Rechnung voll auszuschöpfen. Die Verwendung standardisierter Formate erleichtert die Verarbeitung und Archivierung der Rechnungen erheblich.

Zeitplan zur Einführung der E-Rechnung

Die Einführung der elektronischen Rechnung erfolgt schrittweise, um Unternehmen ausreichend Zeit zur Anpassung zu geben. Der Zeitplan sieht mehrere Phasen vor, die eine reibungslose Umstellung ermöglichen sollen.

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich ihre Rechnungen elektronisch ausstellen. In dieser ersten Phase sind jedoch noch Übergangsregelungen vorgesehen. Papier- und nicht standardkonforme E-Rechnungen sind mit Zustimmung des Empfängers weiterhin zulässig.

Von 2025 bis Ende 2026 gilt diese Übergangsregelung. Unternehmen haben somit zwei Jahre Zeit, sich auf die neuen Anforderungen einzustellen und ihre Systeme entsprechend anzupassen.

Ab dem 1. Januar 2027 gelten strengere Regeln. In dieser Phase dürfen nur noch Unternehmen mit einem Umsatz von bis zu 800.000 EUR Papier- und nicht standardkonforme E-Rechnungen ausstellen, und auch dies nur mit Zustimmung des Empfängers.

Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Rechnungen den neuen E-Rechnungsanforderungen entsprechen. Ab diesem Zeitpunkt sind keine Ausnahmen mehr zulässig. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und in den zulässigen Formaten ausgestellt werden.

Dieser gestaffelte Zeitplan soll sicherstellen, dass alle betroffenen Unternehmen ausreichend Zeit haben, sich auf die neuen Anforderungen vorzubereiten und die notwendigen technischen Anpassungen vorzunehmen.

Übergangsregelungen und Ausnahmen

Während der Einführung der elektronischen Rechnung gibt es verschiedene Übergangsregelungen und Ausnahmen, die Unternehmen die Umstellung erleichtern sollen. Diese Regelungen sind zeitlich begrenzt und bieten Flexibilität in der Anfangsphase.

Übergangsregelungen von 2025 bis 2026:

• Papier- und nicht standardkonforme E-Rechnungen sind weiterhin zulässig, wenn der Empfänger zustimmt.
• Unternehmen haben zwei Jahre Zeit, ihre Systeme und Prozesse auf die neuen Anforderungen umzustellen.

Übergangsregelungen ab 2027:

• Nur Unternehmen mit einem Umsatz von bis zu 800.000 EUR dürfen noch Papier- und nicht standardkonforme E-Rechnungen ausstellen, und auch dies nur mit Zustimmung des Empfängers.

Ausnahmen:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR sind von der Pflicht zur elektronischen Rechnung ausgenommen.
• Fahrausweise bleiben ebenfalls von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Diese Übergangsregelungen und Ausnahmen sollen sicherstellen, dass Unternehmen ausreichend Zeit haben, sich auf die neuen Anforderungen vorzubereiten. Gleichzeitig bieten sie Flexibilität für kleinere Unternehmen und spezielle Rechnungsarten.

Beteiligte Unternehmen und Empfängerregelungen

Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung betrifft alle Unternehmen im B2B-Bereich, die ihren Sitz oder ihre Geschäftsleitung im Inland haben. Diese Regelung gilt unabhängig von der Unternehmensgröße und umfasst auch steuerpflichtige Vermietungen.

Für die Empfänger von elektronischen Rechnungen gelten ebenfalls bestimmte Regelungen. In der Übergangsphase von 2025 bis 2026 dürfen Empfänger weiterhin Papier- und nicht standardkonforme E-Rechnungen akzeptieren, wenn sie dem zustimmen. Ab 2027 ist diese Möglichkeit nur noch für Unternehmen mit einem Umsatz von bis zu 800.000 EUR gegeben.

Um elektronische Rechnungen empfangen zu können, reicht eine E-Mail-Adresse aus. Unternehmen sollten jedoch sicherstellen, dass sie über geeignete Software verfügen, um die Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD korrekt anzeigen und verarbeiten zu können. Diese Softwarelösungen werden derzeit entwickelt und sollen die Visualisierung und Archivierung der Rechnungen erleichtern.

Wichtig ist auch, dass der Empfänger der elektronischen Rechnung zustimmt, wenn diese nicht im standardkonformen Format vorliegt. Diese Zustimmung muss dokumentiert werden, um rechtliche Sicherheit zu gewährleisten.

Durch diese Regelungen wird sichergestellt, dass sowohl Rechnungssteller als auch -empfänger auf die neuen Anforderungen vorbereitet sind und die Umstellung auf die elektronische Rechnung reibungslos verläuft.

Technische Anforderungen und empfohlene Software

Um die elektronische Rechnung erfolgreich umzusetzen, müssen Unternehmen bestimmte technische Anforderungen erfüllen. Diese Anforderungen betreffen sowohl die Erstellung als auch den Empfang und die Archivierung der Rechnungen.

Erstellung der elektronischen Rechnung:

• Die Rechnungen müssen in einem der zulässigen Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden.
• Die Daten müssen maschinenlesbar und strukturiert sein, um eine automatische Verarbeitung zu ermöglichen.
• Es ist wichtig, dass die Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und alle erforderlichen Informationen enthalten.

Empfang der elektronischen Rechnung:

• Eine E-Mail-Adresse reicht aus, um elektronische Rechnungen zu empfangen.
• Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie über geeignete Software verfügen, um die Formate korrekt anzeigen und verarbeiten zu können.
• Die Zustimmung des Empfängers ist erforderlich, wenn die Rechnung nicht im standardkonformen Format vorliegt.

Archivierung der elektronischen Rechnung:

• Elektronische Rechnungen müssen sicher und revisionssicher archiviert werden.
• Die Archivierung sollte den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entsprechen.
• Es ist ratsam, eine Software zu verwenden, die die Archivierung und das Auffinden der Rechnungen erleichtert.

Für die Umsetzung der elektronischen Rechnung gibt es verschiedene Softwarelösungen, die Unternehmen unterstützen können. Einige empfohlene Softwarelösungen sind:

• SAP: Eine umfassende Lösung für große Unternehmen, die eine nahtlose Integration in bestehende Systeme ermöglicht.
• DATEV: Besonders geeignet für kleine und mittlere Unternehmen, bietet DATEV eine benutzerfreundliche Oberfläche und umfassende Funktionen.
• Billbee: Eine flexible Lösung für kleine Unternehmen und Start-ups, die eine einfache Erstellung und Verwaltung von elektronischen Rechnungen ermöglicht.

Durch die Verwendung geeigneter Softwarelösungen können Unternehmen sicherstellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und die Vorteile der elektronischen Rechnung voll ausschöpfen.

Besondere Regelungen und Empfehlungen des Bundesrats

Der Bundesrat hat im Rahmen der Einführung der elektronischen Rechnung einige besondere Regelungen und Empfehlungen ausgesprochen. Diese sollen sicherstellen, dass die Umstellung reibungslos verläuft und die Interessen aller Beteiligten berücksichtigt werden.

Empfehlung zur Verschiebung:

Der Bundesrat empfahl ursprünglich, die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung um zwei Jahre zu verschieben. Diese Empfehlung wurde jedoch nicht umgesetzt, sodass der Starttermin am 1. Januar 2025 bestehen bleibt.

Empfängerregelungen:

Der Bundesrat betonte die Bedeutung der Zustimmung des Empfängers bei nicht standardkonformen E-Rechnungen. Diese Zustimmung muss dokumentiert werden, um rechtliche Sicherheit zu gewährleisten. Dies gilt insbesondere in der Übergangsphase von 2025 bis 2026 und für Unternehmen mit einem Umsatz von bis zu 800.000 EUR bis Ende 2027.

Technische Unterstützung:

Der Bundesrat empfiehlt, dass Unternehmen technische Unterstützung erhalten, um die Umstellung auf die elektronische Rechnung zu erleichtern. Dies umfasst Schulungen, Beratungsangebote und die Bereitstellung geeigneter Softwarelösungen. Besonders kleine und mittlere Unternehmen sollen von diesen Maßnahmen profitieren.

EU-weite Harmonisierung:

Der Bundesrat unterstützt die Harmonisierung der E-Rechnungsanforderungen auf EU-Ebene. Dies soll den grenzüberschreitenden Handel erleichtern und sicherstellen, dass die Anforderungen in Deutschland mit denen in anderen EU-Ländern übereinstimmen. Die ViDA-Maßnahmen (VAT in the Digital Age) der EU könnten sich jedoch um 2-4 Jahre verzögern.

Diese besonderen Regelungen und Empfehlungen des Bundesrats sollen sicherstellen, dass die Einführung der elektronischen Rechnung sowohl für Rechnungssteller als auch für Empfänger möglichst unkompliziert und effizient verläuft.

Ausblick auf EU-weite Maßnahmen und zukünftige Entwicklungen

Die Einführung der elektronischen Rechnung in Deutschland ist Teil einer größeren, EU-weiten Initiative zur Digitalisierung und Vereinheitlichung von Rechnungsprozessen. Diese Maßnahmen sollen den grenzüberschreitenden Handel erleichtern und die Effizienz in der gesamten Europäischen Union steigern.

ViDA-Maßnahmen:

Die EU plant im Rahmen der "VAT in the Digital Age" (ViDA) Maßnahmen, die Anforderungen an elektronische Rechnungen zu harmonisieren. Diese Maßnahmen sollen sicherstellen, dass die E-Rechnungsanforderungen in allen Mitgliedstaaten einheitlich sind. Dies würde den Verwaltungsaufwand für Unternehmen, die international tätig sind, erheblich reduzieren.

Allerdings könnten sich die ViDA-Maßnahmen um 2-4 Jahre verzögern. Diese Verzögerung gibt den Mitgliedstaaten mehr Zeit, ihre nationalen Systeme anzupassen und die notwendigen technischen Voraussetzungen zu schaffen.

Zukünftige Entwicklungen:

Die Digitalisierung des Rechnungswesens wird weiter voranschreiten. Zukünftige Entwicklungen könnten die Einführung neuer Technologien wie Blockchain zur sicheren und transparenten Verwaltung von Rechnungen umfassen. Auch die Automatisierung von Rechnungsprozessen durch künstliche Intelligenz wird eine immer größere Rolle spielen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die kontinuierliche Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit von Softwarelösungen. Unternehmen werden von intuitiveren und leistungsfähigeren Tools profitieren, die die Erstellung, den Empfang und die Archivierung von elektronischen Rechnungen erleichtern.

Die Harmonisierung der E-Rechnungsanforderungen auf EU-Ebene und die Einführung neuer Technologien werden die Effizienz und Sicherheit im Rechnungswesen weiter erhöhen. Unternehmen sollten sich daher kontinuierlich über aktuelle Entwicklungen informieren und ihre Systeme entsprechend anpassen.

Fazit

Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung markiert einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich ihre Rechnungen elektronisch ausstellen, was zahlreiche Vorteile mit sich bringt, aber auch einige Herausforderungen erfordert.

Die rechtlichen Grundlagen und zulässigen Formate sind klar definiert, und der gestaffelte Zeitplan bietet Unternehmen ausreichend Zeit zur Anpassung. Übergangsregelungen und Ausnahmen erleichtern die Umstellung, insbesondere für kleinere Unternehmen und spezielle Rechnungsarten.

Technische Anforderungen und geeignete Softwarelösungen spielen eine entscheidende Rolle bei der erfolgreichen Umsetzung. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie die richtigen Tools verwenden, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen und die Vorteile der elektronischen Rechnung voll auszuschöpfen.

Besondere Regelungen und Empfehlungen des Bundesrats sowie EU-weite Maßnahmen zur Harmonisierung der E-Rechnungsanforderungen unterstützen diesen Prozess. Zukünftige Entwicklungen wie die Einführung neuer Technologien und die Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit von Softwarelösungen werden die Effizienz weiter erhöhen.

Insgesamt bietet die Einführung der elektronischen Rechnung eine große Chance für Unternehmen, ihre Prozesse zu optimieren und sich auf die Zukunft vorzubereiten. Es ist wichtig, sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen vertraut zu machen und die notwendigen Schritte zur Umsetzung zu unternehmen.

FAQ zur Einführung der E-Rechnung in Deutschland