Verpflichtung zur elektronischen Rechnung

Einleitung

Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung steht vor der Tür und betrifft viele Unternehmen in Deutschland. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Rechnungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmen grundsätzlich als E-Rechnung ausgestellt werden – mit Übergangsregelungen bis Ende 2027. Diese Änderung bringt zahlreiche Vorteile, aber auch einige Herausforderungen mit sich. In diesem Artikel erfahren Sie, welche rechtlichen Grundlagen gelten, welche Formate zulässig sind und welche Übergangsregelungen es gibt. Zudem erhalten Sie praktische Tipps zur Umsetzung und erfahren, welche technischen Anforderungen erfüllt werden müssen. So sind Sie bestens vorbereitet auf die Einführung der elektronischen Rechnung.

Rechtliche Grundlage der elektronischen Rechnung

Die rechtliche Grundlage für die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung bildet das Wachstumschancengesetz. Das Gesetz vom 27. März 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 108) hat die Neuregelung in § 14 UStG verankert. Seit dem 1. Januar 2025 müssen im Inland ansässige Unternehmen ihre Rechnungen an andere inländische Unternehmen grundsätzlich als E-Rechnung ausstellen; Übergangsregelungen gelten bis Ende 2027. Diese Regelung soll die Digitalisierung vorantreiben und den Verwaltungsaufwand reduzieren.

Das Gesetz schreibt vor, dass E-Rechnungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen müssen – oder einem zwischen den Parteien vereinbarten Format, aus dem sich die Angaben in ein normkonformes Format extrahieren lassen. Diese Norm stellt sicher, dass die Rechnungen einheitlich und maschinenlesbar sind. Dadurch wird die Verarbeitung und Archivierung der Rechnungen erleichtert.

Unternehmen müssen sich darauf einstellen, ab 2025 E-Rechnungen empfangen zu können. Für Umsätze 2025 und 2026 (Rechnung bis 31. Dezember 2026 übermittelt) sind Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Empfängers – sonstige elektronische Rechnungen wie PDF weiterhin zulässig, für Umsätze 2027 (Rechnung bis 31. Dezember 2027 übermittelt) nur noch, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers höchstens 800.000 EUR betrug oder die Rechnung per elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt wird (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 und 3 UStG). Ab 2028 entfallen diese Übergangsregelungen; dauerhafte Ausnahmen wie Kleinbetragsrechnungen bleiben bestehen.

Die Einführung der elektronischen Rechnung betrifft Leistungen zwischen Unternehmern, die im Inland ansässig sind. Ausgenommen sind steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR und Fahrausweise; Kleinunternehmer dürfen dauerhaft sonstige Rechnungen ausstellen.

Zulässige Formate für elektronische Rechnungen

Für die Ausstellung einer elektronischen Rechnung gibt es bestimmte Formate, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen müssen. Diese Formate gewährleisten, dass die Rechnungen einheitlich und maschinenlesbar sind. Die wichtigsten zulässigen Formate sind:

• XRechnung: Dieses Format entspricht der europäischen Norm EN 16931 und ist speziell für den Austausch von Rechnungen im öffentlichen Sektor entwickelt worden. Es ist ein strukturiertes XML-Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht.
• ZUGFeRD (in EN-16931-konformen Profilen): ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Dieses Format kombiniert eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten, sodass sowohl Menschen als auch Maschinen die Rechnung lesen können.

Zusätzlich zu diesen Formaten bleibt auch das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) zulässig. Dabei ist jedoch sicherzustellen, dass die Formatangaben korrekt extrahiert werden können. EDI ermöglicht den automatisierten Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen und ist besonders in großen Unternehmen weit verbreitet.

Es ist wichtig, dass Unternehmen die richtigen Formate verwenden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und die Vorteile der elektronischen Rechnung voll auszuschöpfen. Die Verwendung standardisierter Formate erleichtert die Verarbeitung und Archivierung der Rechnungen erheblich.

Zeitplan zur Einführung der E-Rechnung

Die Einführung der elektronischen Rechnung erfolgt schrittweise, um Unternehmen ausreichend Zeit zur Anpassung zu geben. Der Zeitplan sieht mehrere Phasen vor, die eine reibungslose Umstellung ermöglichen sollen.

Ab dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht grundsätzlich für Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen, und alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. In dieser ersten Phase sind jedoch noch Übergangsregelungen vorgesehen: Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Empfängers – sonstige elektronische Rechnungen wie PDF sind weiterhin zulässig.

Von 2025 bis Ende 2026 gilt diese Übergangsregelung. Unternehmen haben somit zwei Jahre Zeit, sich auf die neuen Anforderungen einzustellen und ihre Systeme entsprechend anzupassen.

Ab dem 1. Januar 2027 gelten strengere Regeln. Für Umsätze im Jahr 2027 (Rechnung bis 31. Dezember 2027 übermittelt) dürfen nur noch Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 EUR betrug, Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – sonstige elektronische Rechnungen ausstellen. Ausgenommen davon sind per EDI übermittelte Rechnungen in einem anderen elektronischen Format als dem der E-Rechnung: Sie bleiben für Umsätze 2027 mit Zustimmung des Empfängers für alle Unternehmen zulässig (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).

Ab dem 1. Januar 2028 entfallen die Übergangsregelungen: Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen sind dann als E-Rechnung auszustellen. Dauerhaft ausgenommen bleiben etwa Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und in den zulässigen Formaten ausgestellt werden.

Dieser gestaffelte Zeitplan soll sicherstellen, dass alle betroffenen Unternehmen ausreichend Zeit haben, sich auf die neuen Anforderungen vorzubereiten und die notwendigen technischen Anpassungen vorzunehmen.

Übergangsregelungen und Ausnahmen

Während der Einführung der elektronischen Rechnung gibt es verschiedene Übergangsregelungen und Ausnahmen, die Unternehmen die Umstellung erleichtern sollen. Diese Regelungen sind zeitlich begrenzt und bieten Flexibilität in der Anfangsphase.

Übergangsregelungen von 2025 bis 2026:

• Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Empfängers – sonstige elektronische Rechnungen wie PDF sind für Umsätze 2025 und 2026 (Rechnung bis 31. Dezember 2026 übermittelt) weiterhin zulässig.
• Unternehmen haben zwei Jahre Zeit, ihre Systeme und Prozesse auf die neuen Anforderungen umzustellen.

Übergangsregelungen ab 2027:

• Für Umsätze im Jahr 2027 (Rechnung bis 31. Dezember 2027 übermittelt) dürfen nur noch Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 EUR Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – sonstige elektronische Rechnungen ausstellen; per EDI übermittelte Rechnungen bleiben mit Zustimmung des Empfängers für alle Unternehmen zulässig.

Ausnahmen:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR sind von der Pflicht zur elektronischen Rechnung ausgenommen.
• Fahrausweise bleiben ebenfalls von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
• Kleinunternehmer dürfen dauerhaft sonstige Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV), müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG sind nicht erfasst.

Diese Übergangsregelungen und Ausnahmen sollen sicherstellen, dass Unternehmen ausreichend Zeit haben, sich auf die neuen Anforderungen vorzubereiten. Gleichzeitig bieten sie Flexibilität für kleinere Unternehmen und spezielle Rechnungsarten.

Beteiligte Unternehmen und Empfängerregelungen

Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung betrifft Leistungen zwischen Unternehmen, die im Inland ansässig sind. E-Rechnungen empfangen können müssen alle inländischen Unternehmen unabhängig von ihrer Größe; beim Ausstellen gelten Übergangsregelungen und Ausnahmen, etwa für Kleinunternehmer.

Für die Empfänger von elektronischen Rechnungen gelten ebenfalls bestimmte Regelungen. Für Umsätze 2025 und 2026 (Rechnung bis 31. Dezember 2026 übermittelt) dürfen Rechnungsaussteller weiterhin Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Empfängers – sonstige elektronische Rechnungen übermitteln. Für Umsätze 2027 (Rechnung bis 31. Dezember 2027 übermittelt) ist diese Möglichkeit nur noch gegeben, wenn der Rechnungsaussteller im Vorjahr höchstens 800.000 EUR Umsatz hatte oder die Rechnung per EDI übermittelt wird.

Um elektronische Rechnungen empfangen zu können, reicht eine E-Mail-Adresse aus. Unternehmen sollten jedoch sicherstellen, dass sie über geeignete Software verfügen, um die Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD korrekt anzeigen und verarbeiten zu können. Diese Softwarelösungen werden derzeit entwickelt und sollen die Visualisierung und Archivierung der Rechnungen erleichtern.

Wichtig ist auch, dass der Empfänger zustimmen muss, wenn ihm in der Übergangszeit statt einer E-Rechnung eine sonstige elektronische Rechnung wie ein PDF übermittelt wird. Es empfiehlt sich, diese Zustimmung zu dokumentieren.

Durch diese Regelungen wird sichergestellt, dass sowohl Rechnungssteller als auch -empfänger auf die neuen Anforderungen vorbereitet sind und die Umstellung auf die elektronische Rechnung reibungslos verläuft.

Technische Anforderungen und empfohlene Software

Um die elektronische Rechnung erfolgreich umzusetzen, müssen Unternehmen bestimmte technische Anforderungen erfüllen. Diese Anforderungen betreffen sowohl die Erstellung als auch den Empfang und die Archivierung der Rechnungen.

Erstellung der elektronischen Rechnung:

• Die Rechnungen müssen in einem der zulässigen Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden.
• Die Daten müssen maschinenlesbar und strukturiert sein, um eine automatische Verarbeitung zu ermöglichen.
• Es ist wichtig, dass die Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und alle erforderlichen Informationen enthalten.

Empfang der elektronischen Rechnung:

• Eine E-Mail-Adresse reicht aus, um elektronische Rechnungen zu empfangen.
• Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie über geeignete Software verfügen, um die Formate korrekt anzeigen und verarbeiten zu können.
• Die Zustimmung des Empfängers ist erforderlich, wenn in der Übergangszeit eine sonstige elektronische Rechnung (z. B. PDF) übermittelt wird.

Archivierung der elektronischen Rechnung:

• Elektronische Rechnungen müssen sicher und revisionssicher archiviert werden.
• Die Archivierung sollte den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entsprechen.
• Es ist ratsam, eine Software zu verwenden, die die Archivierung und das Auffinden der Rechnungen erleichtert.

Für die Umsetzung der elektronischen Rechnung gibt es verschiedene Softwarelösungen, die Unternehmen unterstützen können. Einige empfohlene Softwarelösungen sind:

• SAP: Eine umfassende Lösung für große Unternehmen, die eine nahtlose Integration in bestehende Systeme ermöglicht.
• DATEV: Besonders geeignet für kleine und mittlere Unternehmen, bietet DATEV eine benutzerfreundliche Oberfläche und umfassende Funktionen.
• Billbee: Eine flexible Lösung für kleine Unternehmen und Start-ups, die eine einfache Erstellung und Verwaltung von elektronischen Rechnungen ermöglicht.

Durch die Verwendung geeigneter Softwarelösungen können Unternehmen sicherstellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und die Vorteile der elektronischen Rechnung voll ausschöpfen.

Praxishinweise zur Umstellung

Zustimmung des Empfängers

Wird in der Übergangszeit statt einer E-Rechnung eine sonstige elektronische Rechnung wie ein PDF übermittelt, muss der Empfänger zustimmen. Es empfiehlt sich, diese Zustimmung zu dokumentieren. Bedeutung hat sie für Umsätze 2025 und 2026 (Rechnung bis 31. Dezember 2026 übermittelt) sowie für Umsätze 2027 (Rechnung bis 31. Dezember 2027 übermittelt) von Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 EUR. Auch per EDI übermittelte Rechnungen in einem anderen Format als dem der E-Rechnung setzen für Umsätze 2027 die Zustimmung des Empfängers voraus, unabhängig vom Vorjahresumsatz (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).

Technische Unterstützung

Schulungen, Beratungsangebote und geeignete Softwarelösungen können die Umstellung auf die elektronische Rechnung erleichtern – besonders für kleine und mittlere Unternehmen.

Ausblick auf EU-weite Maßnahmen und zukünftige Entwicklungen

Die Einführung der elektronischen Rechnung in Deutschland ist Teil einer größeren, EU-weiten Initiative zur Digitalisierung und Vereinheitlichung von Rechnungsprozessen. Diese Maßnahmen sollen den grenzüberschreitenden Handel erleichtern und die Effizienz in der gesamten Europäischen Union steigern.

ViDA-Maßnahmen

Die EU plant im Rahmen der "VAT in the Digital Age" (ViDA) Maßnahmen, die Anforderungen an elektronische Rechnungen zu harmonisieren. Diese Maßnahmen sollen sicherstellen, dass die E-Rechnungsanforderungen in allen Mitgliedstaaten einheitlich sind. Dies würde den Verwaltungsaufwand für Unternehmen, die international tätig sind, erheblich reduzieren.

Zukünftige Entwicklungen

Die Digitalisierung des Rechnungswesens wird weiter voranschreiten. Zukünftige Entwicklungen könnten die Einführung neuer Technologien wie Blockchain zur sicheren und transparenten Verwaltung von Rechnungen umfassen. Auch die Automatisierung von Rechnungsprozessen durch künstliche Intelligenz wird eine immer größere Rolle spielen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die kontinuierliche Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit von Softwarelösungen. Unternehmen werden von intuitiveren und leistungsfähigeren Tools profitieren, die die Erstellung, den Empfang und die Archivierung von elektronischen Rechnungen erleichtern.

Die Harmonisierung der E-Rechnungsanforderungen auf EU-Ebene und die Einführung neuer Technologien werden die Effizienz und Sicherheit im Rechnungswesen weiter erhöhen. Unternehmen sollten sich daher kontinuierlich über aktuelle Entwicklungen informieren und ihre Systeme entsprechend anpassen.

Fazit

Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung markiert einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen im Inland ansässige Unternehmen ihre Rechnungen an andere inländische Unternehmen grundsätzlich – mit Übergangsregelungen bis Ende 2027 – als E-Rechnung ausstellen, was zahlreiche Vorteile mit sich bringt, aber auch einige Herausforderungen erfordert.

Die rechtlichen Grundlagen und zulässigen Formate sind klar definiert, und der gestaffelte Zeitplan bietet Unternehmen ausreichend Zeit zur Anpassung. Übergangsregelungen und Ausnahmen erleichtern die Umstellung, insbesondere für kleinere Unternehmen und spezielle Rechnungsarten.

Technische Anforderungen und geeignete Softwarelösungen spielen eine entscheidende Rolle bei der erfolgreichen Umsetzung. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie die richtigen Tools verwenden, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen und die Vorteile der elektronischen Rechnung voll auszuschöpfen.

Schulungen, Beratung und geeignete Software unterstützen diesen Prozess. Zukünftige Entwicklungen wie die Einführung neuer Technologien und die Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit von Softwarelösungen werden die Effizienz weiter erhöhen.

Insgesamt bietet die Einführung der elektronischen Rechnung eine große Chance für Unternehmen, ihre Prozesse zu optimieren und sich auf die Zukunft vorzubereiten. Es ist wichtig, sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen vertraut zu machen und die notwendigen Schritte zur Umsetzung zu unternehmen.

Korrektur vom 06.10.2026: In einer früheren Fassung hieß es, ab 2025 würden nur noch elektronische Rechnungen akzeptiert und ab 2028 gebe es keine Ausnahmen mehr. Richtig ist: Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen; Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Empfängers – PDF-Rechnungen bleiben für Umsätze 2025 und 2026 zulässig, wenn sie bis 31. Dezember 2026 übermittelt werden, bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz für Umsätze 2027 bis 31. Dezember 2027; Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise und Kleinunternehmer sind dauerhaft ausgenommen. Nicht belegte Angaben zu Empfehlungen des Bundesrats und zu Vermietungen wurden entfernt.

Korrektur vom 07.10.2026: In einer früheren Fassung hieß es an mehreren Stellen, sonstige elektronische Rechnungen seien für Umsätze 2027 nur bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz zulässig. Richtig ist: Für Umsätze 2027 dürfen Rechnungen unabhängig vom Vorjahresumsatz bis zum 31. Dezember 2027 mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format als dem der E-Rechnung ausgestellt werden, wenn sie per elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt werden (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).