E-Rechnung Pflicht ab 2025: Alles, was Unternehmen wissen müssen

Stand: Dieser Beitrag gibt den Stand vom 17.12.2024 wieder; Übergangsfristen und Ausnahmen wurden am 06. und 07.10.2026 an § 27 Abs. 38 UStG angepasst. Die allgemeine Übergangsfrist für Papier- und PDF-Rechnungen endet am 31.12.2026; danach gelten nur noch die Sonderregeln für Umsätze 2027 (Unternehmen bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz sowie EDI), längstens bis 31.12.2027.

Einführung der Verpflichtung zur E-Rechnung

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr empfangen und verarbeiten. Diese Pflicht betrifft alle im Inland ansässigen Unternehmen. Das Ziel ist, den Rechnungsprozess zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Die Regelung ist in § 14 des Umsatzsteuergesetzes verankert. Für das Ausstellen laufen die allgemeinen Übergangsregeln am 31. Dezember 2026 aus; Unternehmen sollten ihre Rechnungsstellung bis dahin umgestellt haben.

Zielsetzung und EU-Kontext

Die Einführung der E-Rechnungspflicht steht im Kontext der ViDA-Initiative der Europäischen Kommission. Diese Initiative zielt darauf ab, die Erhebung der Umsatzsteuer zu verbessern und Steuerbetrug zu reduzieren. Auf EU-Ebene wurde dazu am 11. März 2025 die Richtlinie (EU) 2025/516 („VAT in the Digital Age“) beschlossen, die unter anderem ab dem 1. Juli 2030 digitale Meldepflichten für innergemeinschaftliche Umsätze vorsieht. Die Harmonisierung der Rechnungsprozesse innerhalb der EU soll den grenzüberschreitenden Handel erleichtern und die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen stärken.

Betroffene Unternehmen und Ausnahmen

Die E-Rechnungspflicht betrifft alle im Inland ansässigen Unternehmen, die Leistungen an andere inländische Unternehmen erbringen. Dazu zählen sowohl Haupt- als auch Nebenerwerbsbetriebe. Doch es gibt Ausnahmen: Umsätze an private Endverbraucher (B2C), grenzüberschreitende Umsätze und bestimmte steuerfreie Umsätze sind nicht erfasst. Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen dauerhaft als sonstige Rechnung übermitteln, etwa auf Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – als PDF. E-Rechnungen empfangen können müssen sie aber wie alle anderen inländischen Unternehmen.

Technische Anforderungen

Für die E-Rechnungspflicht ab 2025 müssen Unternehmen bestimmte technische Standards einhalten. Die Rechnungen müssen einem formatgerechten Standard entsprechen, der der europäischen Norm EN 16931 folgt. Dies stellt sicher, dass die Rechnungen europaweit einheitlich und kompatibel sind.

Gängige Formate sind:

• XRechnung: Ein XML-basiertes Format, das ursprünglich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber entwickelt wurde und heute auch zwischen Unternehmen üblich ist.
• ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das sowohl strukturierte Daten als auch ein visuelles PDF enthält, um die Lesbarkeit zu gewährleisten (ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL).

Wichtig zu beachten ist, dass Formate wie PDF und JPG als "sonstige Rechnungen" gelten und nicht den Anforderungen der E-Rechnungspflicht entsprechen. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass ihre Rechnungssoftware diese Standards unterstützt, um den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden.

Übergangsregelungen und Zeitplan

Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt schrittweise, um Unternehmen ausreichend Zeit zur Anpassung zu geben. Für Umsätze bis Ende 2026 (Rechnung bis 31. Dezember 2026 übermittelt) dürfen Papier- und PDF-Rechnungen – PDF mit Zustimmung des Empfängers – noch verwendet werden. Dies bietet eine Übergangszeit, in der Unternehmen ihre internen Prozesse umstellen können.

Für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, gibt es eine verlängerte Frist. Diese Betriebe dürfen für Umsätze im Jahr 2027 (Rechnung bis 31. Dezember 2027 übermittelt) weiterhin Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Empfängers – PDF-Rechnungen nutzen. Unabhängig vom Vorjahresumsatz dürfen Unternehmen Rechnungen für Umsätze im Jahr 2027 außerdem bis zum 31. Dezember 2027 mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format als dem der E-Rechnung ausstellen, wenn sie per elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt werden (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG). Ab 2028 gilt die Pflicht ohne diese Übergangsregeln.

Diese Übergangsregelungen sollen sicherstellen, dass alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, die Möglichkeit haben, sich auf die neuen Anforderungen vorzubereiten und die notwendigen technischen Anpassungen vorzunehmen.

Vorbereitung auf die Umstellung

Für einen reibungslosen Übergang ist eine gründliche Vorbereitung entscheidend. Unternehmen sollten sich mit den technischen Standards vertraut machen und ihre internen Systeme entsprechend anpassen. Dies kann die Implementierung neuer Softwarelösungen oder die Schulung von Mitarbeitern umfassen.

Die IHK Darmstadt bot zum Zeitpunkt der Erstveröffentlichung einen Leitfaden an, der Unternehmen bei der Umstellung unterstützte. Dieser Leitfaden enthielt praktische Tipps und Anleitungen, um den Übergang zur E-Rechnung reibungslos zu gestalten. Eine frühzeitige Planung und Umsetzung dieser Maßnahmen kann Unternehmen helfen, die Umstellung erfolgreich zu meistern und von den Vorteilen der digitalen Rechnungsstellung zu profitieren.

Fazit: Vorteile der E-Rechnungspflicht ab 2025

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Unternehmen profitieren von einer effizienteren und modernisierten Abwicklung ihrer Rechnungsprozesse. Der digitale Rechnungsprozess spart Zeit und reduziert Fehler, die bei manuellen Eingaben häufig auftreten.

Ein weiterer Vorteil ist die Kosteneinsparung. Durch den Wegfall von Papier und Porto können Unternehmen ihre Ausgaben senken. Zudem ermöglicht die elektronische Archivierung eine bessere Nachverfolgbarkeit und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

Langfristig stärkt die E-Rechnung die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen. Durch die Standardisierung der Prozesse wird der grenzüberschreitende Handel innerhalb der EU vereinfacht. Unternehmen, die frühzeitig auf die E-Rechnung umstellen, positionieren sich als Vorreiter in der Digitalisierung und können sich einen strategischen Vorteil verschaffen.

Korrektur vom 06.10.2026: In einer früheren Fassung hieß es, Kleinunternehmen müssten erst ab 2028 E-Rechnungen ausstellen und die endgültige Umstellung sei für 2030 geplant. Richtig ist: Kleinunternehmer dürfen dauerhaft sonstige Rechnungen ausstellen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können, und die Übergangsregeln enden mit dem 31. Dezember 2026 bzw. – bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz, für Umsätze 2027 – mit dem 31. Dezember 2027. Nicht hinreichend belegte Aussagen zum Vorsteuerabzug und zu EU-Zeitplänen wurden gestrichen.

Korrektur vom 07.10.2026: Der vorstehende Hinweis nannte die Übergangsregel für Umsätze 2027 nur für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Ergänzt wurde: Für Umsätze 2027 dürfen Rechnungen unabhängig vom Vorjahresumsatz bis zum 31. Dezember 2027 mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format als dem der E-Rechnung ausgestellt werden, wenn sie per elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt werden (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).

Korrektur vom 07.10.2026: Die EU-Initiative ViDA ist nicht mehr nur geplant, sondern seit dem 11. März 2025 als Richtlinie (EU) 2025/516 beschlossen; die Angaben zu ZUGFeRD-Profilen, zur Zustimmung bei PDF-Rechnungen und zur XRechnung wurden präzisiert, die Erwähnung „steuerlicher Meldungen“ wurde gestrichen (Quellen: gesetze-im-internet.de, § 27 UStG; EUR-Lex, Richtlinie (EU) 2025/516; bundesfinanzministerium.de, FAQ E-Rechnung, abgerufen 07.10.2026).