E-Rechnungsstellung ab 2025: Gesetzliche Änderungen im Überblick

Einführung und Verpflichtung

Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungsstellung im B2B-Geschäftsverkehr in Deutschland zur Pflicht. Diese Neuerung ist Teil des Wachstumschancengesetzes, das im März 2024 verabschiedet wurde. Ziel ist es, den Rechnungsprozess zu modernisieren und zu vereinfachen. Unternehmen müssen dann in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Es gibt jedoch Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen Papier- und PDF-Rechnungen noch verwendet werden. Danach sind sie nur noch für Unternehmen mit einem Umsatz von bis zu 800.000 Euro im Vorjahr zulässig. Diese Regelung bietet kleineren Unternehmen mehr Zeit, sich auf die Umstellung vorzubereiten.

Definition und Format

Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Datenformat vorliegen. Dieses Format entspricht der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind die Formate XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, jedoch ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL) zulässig.

Wichtig ist, dass traditionelle Formate wie PDF, .tif, .jpeg oder .docx nicht als E-Rechnung anerkannt werden. Die elektronische Struktur ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung und reduziert Fehlerquellen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Systeme diese Formate unterstützen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Technische Anforderungen

Die technischen Anforderungen für die E-Rechnungsstellung sind klar definiert. Der Aussteller und der Empfänger müssen das Rechnungsformat im Vorfeld vereinbaren. Diese Vereinbarung stellt sicher, dass beide Parteien die Rechnung elektronisch verarbeiten können.

Die Formate müssen der CEN-Norm EN 16931 entsprechen. Diese Norm gewährleistet die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen und Ländern. Das bedeutet, dass Rechnungen problemlos zwischen unterschiedlichen Softwarelösungen ausgetauscht werden können.

Unternehmen sollten ihre IT-Infrastruktur überprüfen und gegebenenfalls anpassen. Nur so kann eine reibungslose Umstellung auf die neuen Anforderungen gewährleistet werden. Eine enge Zusammenarbeit mit IT-Dienstleistern kann dabei hilfreich sein.

Betroffene Unternehmer

Die Regelung zur E-Rechnungsstellung betrifft alle Unternehmen, die steuerbare Lieferungen und Leistungen im B2B-Bereich erbringen. Dies umfasst eine Vielzahl von Branchen und Unternehmensgrößen. Ab 2028 wird die Verpflichtung auch auf Kleinunternehmer ausgeweitet, was bedeutet, dass selbst kleinere Betriebe sich mit den neuen Anforderungen auseinandersetzen müssen.

Voraussetzung für die Verpflichtung ist, dass beide Geschäftspartner im Inland ansässig sind. Das bedeutet, dass Unternehmen, die international tätig sind, je nach Land unterschiedliche Regelungen beachten müssen. Für viele Unternehmen ist dies eine Chance, ihre Prozesse zu modernisieren und effizienter zu gestalten.

Ziele und EU-Initiative

Die Einführung der E-Rechnung ist Teil der EU-Initiative ViDA. Diese Initiative zielt darauf ab, ein elektronisches Meldesystem für die Umsatzsteuer zu etablieren. Bis 2030 soll dieses System EU-weit umgesetzt werden. Es wird bestehende Meldesysteme wie die Zusammenfassende Meldung (ZM) ersetzen.

Das Ziel dieser Initiative ist es, den Steuerbetrug zu reduzieren und die Effizienz der Steuererhebung zu erhöhen. Durch die elektronische Verarbeitung von Rechnungen können Daten schneller und genauer erfasst werden. Dies erleichtert nicht nur den Behörden die Arbeit, sondern auch den Unternehmen, die von einer vereinfachten Buchhaltung profitieren.

Gesetzgebungsverfahren

Das Gesetzgebungsverfahren zur Einführung der E-Rechnungsstellung begann im April 2023 mit einem Diskussionsentwurf. Dieser Entwurf wurde intensiv diskutiert und schließlich in das Wachstumschancengesetz integriert. Der Bundesrat stimmte im März 2024 dem Ergebnis des Vermittlungsverfahrens zu.

Eine entscheidende Rolle spielte auch die Genehmigung durch den EU-Rat, die bereits im Juli 2023 erfolgte. Diese Zustimmung war notwendig, um die neuen Regelungen auf europäischer Ebene zu verankern. Der gesamte Prozess zeigt, wie wichtig eine enge Zusammenarbeit zwischen nationalen und europäischen Institutionen ist, um einheitliche Standards zu schaffen.

Unterstützung und Ressourcen

Für Unternehmen, die sich auf die E-Rechnungsstellung vorbereiten, gibt es zahlreiche Unterstützungsangebote und Ressourcen. Institutionen wie die IHK Darmstadt bieten umfassende Leitfäden an, die den Umstellungsprozess erleichtern. Diese Leitfäden enthalten praktische Tipps und Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

Das Bundesfinanzministerium stellt zudem eine Sammlung von häufig gestellten Fragen (FAQs) zur Verfügung. Diese FAQs beantworten viele der typischen Fragen, die bei der Umstellung auf E-Rechnungen auftreten können. Eine weitere nützliche Ressource ist die Möglichkeit, E-Rechnungen im XML-Format über ELSTER.de kostenfrei zu visualisieren. Dies hilft Unternehmen, die Struktur und den Inhalt ihrer Rechnungen zu überprüfen.

Fazit

Die verpflichtende E-Rechnungsstellung ab 2025 markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Geschäftsverkehr. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, um ihre Systeme anzupassen und sich mit den neuen Formaten vertraut zu machen. Die Vorteile liegen auf der Hand: weniger Papierkram, schnellere Bearbeitung und geringere Fehlerquoten.

Obwohl die Umstellung eine Herausforderung darstellen kann, bieten zahlreiche Ressourcen und Unterstützungsangebote Hilfe. Unternehmen, die frühzeitig handeln, können von den neuen Prozessen profitieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern. Letztlich ist die E-Rechnung nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine Chance zur Modernisierung und Optimierung der eigenen Geschäftsabläufe.

Wichtige Fragen zur Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland