Dokumentenscanner für Belege: drei Geräte für die digitale Buchhaltung

Wer Belege digital an die Buchhaltung weitergibt, braucht einen Scanner, der Kassenzettel, Rechnungen und Quittungen in unterschiedlichen Größen und Papierstärken einzieht. Dieser Kaufberater ordnet drei Einzugsscanner nach Herstellerangaben ein: den Ricoh ScanSnap iX2500, den Avision AD230U und den Epson ES-C380W. Im Mittelpunkt stehen die Punkte, die bei einem Dokumentenscanner für Belege zählen: Papierformate, Einzug, Tempo, Anschlüsse und die Wege, auf denen die Scans weitergegeben werden.

Dokumentenscanner für Belege: Worauf es beim Kauf ankommt

Kleine Formate und unterschiedliche Papierstärken

Kassenbons sind schmal und oft dünn, Rechnungen haben meist A4-Format, dazu kommen Karten oder Hefte. Entscheidend sind daher die kleinste verarbeitbare Vorlage und der Bereich der Papiergewichte, den der Einzug annimmt. Alle drei Geräte akzeptieren laut Datenblatt Vorlagen ab rund 5 × 5 cm.

Einzug und Doppeleinzugserkennung

Die Kapazität des automatischen Vorlageneinzugs (ADF) bestimmt, wie viele Blätter ohne Nachlegen durchlaufen. Eine Doppeleinzugserkennung meldet, wenn mehrere Blätter gleichzeitig eingezogen werden – bei aneinanderhaftenden Belegen ein nützliches Merkmal.

Geschwindigkeit und Tagesvolumen

Hersteller geben das Tempo in Seiten pro Minute (ppm) und, beim beidseitigen Scannen, in Bildern pro Minute (ipm) an. Ein empfohlenes Tagesvolumen zeigt, für welche Belegmengen ein Gerät ausgelegt ist.

Anschlüsse und Scannen ohne PC

Neben USB bieten manche Geräte WLAN und ein Bedienfeld, über das Scans direkt in Netzwerkordner, per E-Mail oder in Cloud-Dienste gehen. Das ist praktisch, wenn mehrere Personen einen Scanner teilen.

Dateiformate und Übergabe an die Buchhaltung

Ein durchsuchbares PDF erleichtert das spätere Auffinden von Belegen. Keines der drei Datenblätter nennt eine direkte Anbindung an eine bestimmte Buchhaltungssoftware. Die Übergabe läuft über Ordner, E-Mail oder Cloud-Dienste; welche dieser Wege die eigene Software annimmt, klärt man beim jeweiligen Anbieter.

Treiber und Betriebssysteme

Manche Programme greifen über Treiberschnittstellen wie TWAIN oder ISIS auf Scanner zu. Wer direkt aus einer solchen Anwendung scannen möchte, prüft vorab die Treiberangaben und die unterstützten Betriebssysteme.

Die Produkte im Überblick

Welches Produkt für welchen Bedarf

Ricoh ScanSnap iX2500: Tempo und Scannen ohne PC

Mit 45 Seiten pro Minute bei A4 in Farbe und 300 dpi nennt das Datenblatt die höchste Geschwindigkeit der drei Geräte. Der Einzug fasst 100 Blatt, mit montiertem Receipt Guide 50 Blatt A4. Über den Touchscreen gehen Scans ohne Computer in Netzwerkordner (NAS), in von ScanSnap Cloud unterstützte Dienste oder per E-Mail; für das Speichern auf einem NAS nennt das Datenblatt dabei auch durchsuchbare PDFs. Für die Einrichtung dieser Funktion ist ein PC nötig. Die PC-Software bietet zusätzlich Ziele wie Microsoft Teams, SharePoint, OneNote, Notion und iCloud, wobei die Dienste je nach Region abweichen. Für geteilte Geräte gibt es einen Privacy-Modus, in dem allerdings keine Profile für Cloud-Speicherung oder E-Mail-Versand nutzbar sind.

Grenzen: Der Treiber ScanSnap Home unterstützt weder TWAIN noch ISIS. Das Papiergewicht reicht laut Datenblatt bis 209 g/m². Die Funktion Data Sync soll erst mit einem späteren Update folgen.

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Avision AD230U: TWAIN, ISIS und dicke Karten

Der AD230U bringt TWAIN- und ISIS-Treiber mit, dazu die Programme Button Manager, AVScan und PaperPort. Über Button Manager lassen sich durchsuchbare PDFs erzeugen und Scans an E-Mail, Drucker oder Cloud-Dienste wie Google Drive und Evernote senden. Das Papiergewicht reicht von 27 bis 413 g/m², geprägte Karten dürfen bis 1,25 mm dick sein. Die Ultraschall-Doppeleinzugserkennung lässt sich laut Hersteller abschalten, etwa für Belege mit Klebeband. Das empfohlene Tagesvolumen liegt bei bis zu 6.000 Seiten, bis zu neun Scaneinstellungen lassen sich am Gerät hinterlegen.

Grenzen: Als Schnittstelle nennt das Datenblatt USB, WLAN ist dort nicht aufgeführt. Die Liste der Betriebssysteme endet bei Windows 10. In Farbe mit 300 dpi sinkt das Tempo auf 30 Seiten pro Minute. Bei der Breite ist das Datenblatt uneinheitlich: Es nennt Vorlagen bis 242 mm Breite, als maximale ADF-Scangröße aber 216 × 356 mm.

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Epson ES-C380W: kompakt, mit WLAN und zwei Papierwegen

Mit 1,9 kg ist der ES-C380W laut Datenblatt das leichteste der drei Geräte. Ein Wahlschalter wechselt zwischen U-Turn-Papierweg, der die Stellfläche nicht vergrößert, und geradem Papierweg für Pässe und Hefte bis 5 mm. Der Hersteller nennt Belege, Rechnungen und Pässe als Vorlagen. Über ScanWay gehen Scans ohne PC in Netzwerkordner, per E-Mail, auf einen USB-Stick oder in Cloud-Dienste wie OneDrive, SharePoint, Microsoft Teams, Google Drive und Dropbox. Ausgabeformate sind unter anderem durchsuchbares PDF und PDF/A; dazu kommen Funktionen wie das Überspringen leerer Seiten, automatisches Geraderichten und Lochentfernung.

Grenzen: Der Einzug fasst 20 Blatt und damit am wenigsten der drei. Das Tagesvolumen gibt Epson mit 3.500 Seiten an. Eine Doppeleinzugserkennung nennt das Datenblatt nicht, bei macOS führt es Versionen bis 10.13 auf.

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Häufig gestellte Fragen

Schicken die Scanner Belege direkt an eine Buchhaltungssoftware?

Eine direkte Anbindung an eine bestimmte Buchhaltungssoftware nennt keines der drei Datenblätter. Die Scans gelangen über Ordner, E-Mail oder Cloud-Dienste weiter; ob die eigene Software diese Wege unterstützt, beantwortet deren Anbieter.

Welche der drei Geräte scannen ohne Computer?

Ricoh und Epson beschreiben das Scannen ohne PC über den Touchscreen, beim Ricoh ist ein PC für die Einrichtung nötig. Beim Avision beschreibt das Datenblatt den Versand über die mitgelieferte Software Button Manager.

Was bedeuten ppm und ipm?

Seiten pro Minute (ppm) zählen die eingezogenen Blätter, Bilder pro Minute (ipm) die erfassten Seitenbilder. Beim beidseitigen Scan ergibt ein Blatt zwei Bilder.

Können die Scanner Plastikkarten erfassen?

Ja, laut Datenblättern: der Ricoh Karten bis 0,76 mm, der Avision geprägte Karten bis 1,25 mm, der Epson Plastikkarten sowie im geraden Papierweg Pässe und Hefte bis 5 mm.

Wie oft müssen die Einzugsrollen getauscht werden?

Ricoh gibt für den Rollensatz 200.000 Blatt an, Avision 200.000 Blatt für die ADF-Rolle und 100.000 Blatt für die Reverse-Rolle. Epson führt ein Roller Assembly Kit als Zubehör, nennt im Datenblatt aber kein Intervall.